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职场通讯四宗罪

    来源:    2017-04-14     浏览:

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手机、电子邮件、即时通讯工具,现在的职场通讯方式形形色色,空前发达。但是一不小心,人们就可能陷入误区,给职场上的工作和人际关系带来负面的影响。

说到职场通讯,每个人都认识不守规矩的家伙。也许是一小时给你连发三封电邮的同事,每封都只是关于一个计划的不成形想法。或者是没有议程概念的电话会议主持人,让会议的方向像没头苍蝇一样到处乱撞。

现在通讯方法这么多,烦人的同事和没头没脑的客户很容易招人烦。但是否你自己也会烦到别人呢?

“我们并没有发挥这些工具应有的作用,”哈佛商学院(Harvard Business School)教授、同时也是《与智能手机同眠》一书(Sleeping with your Smartphone)的作者莱斯莉•佩罗说。“所以还有很大的提升空间,每次前进一小步,就能实现更好的职场通讯。”

为了帮助大家避免通讯炼狱,我们把那些罪大恶极的家伙做个简短的分类。

智能手机成瘾患者

你认识这样一个家伙(男或女),每次会议甚至午餐,他的电话都要摆在桌上。他就是没法停下来,不去捣鼓它。最上瘾的家伙甚至在别人讲话时都要查信回信。

问题:不管有意还是无意,智能手机狂传递的信息就是:你在他那里没有优先地位。某些更重要的人或事随时可能找到他。马修•普罗曼是商业社交网络公司全国职业女性协会(National Association of Professional Women)的创始人,他说:“如果电话放在桌上,你的注意力在哪里就不言而喻了。”

解决方案:把电话扔到一边。不查电邮或者短信也能活60分钟。就这么简单。如果你真的在等一个很重要的电话,请在会议开始前就说明,电话来了再离开会议室。这样,你反而会从人际交往中得到更多收获,而不会被电子信息时时鞭打。

穷追猛打的讨厌鬼

我们都收到太多电邮或其它需要关注的信息。我们最不想看到的就是某个同事在一小时内用电邮、短信和即时信息问你同样的问题。“聪明的通讯者可以在72小时内尝试3种不同的通讯方式,”芝加哥JB培训方案公司(JB Training Solutions)的总裁布拉德•卡希说。“超过这个限度,你就是个纠缠不清的家伙。”

问题:纠缠不休的人没有意识到他认为紧急的问题别人并不这么看。他很可能把他发送的90%的信息都标记为紧急。通常,纠缠者在第一封电邮里没能把事情说清,必须要再发3封信才能完整表达他要传递的意思。

解决方案:更全面地想一想是否事情真的紧急。分批处理电邮。使用要点和主题来厘清信息,在发送之前审读电邮。保持简短让人不至于遗漏一些信息。“如果我需要拖滚动条才能读完,那你的电邮就太长了,”全球猎头公司Adecco集团的副总裁戴维•亚当斯说。相反,“先真正地对话,然后再用电邮来总结你的讨论。”

神出鬼没的伪装大师

当你想联系这个变化多端的家伙时,你不知道该用哪个电邮账号,或者他会用短信、即时信息还是电邮联系你。如果你从电邮开始对话,他会改用即时信息,最后又以短信结束。

问题:在职场,人不能难以捉摸。你的联系人必须知道如何找到你。转换通讯方式一次还行,比方说在离开办公室没法查电邮时,可以发送紧急短信。但毫无必要的换过来换过去只会让人迷惑,同事也很难察看完整的对话。

解决方案:直接了当地询问联系偏好和方式。除了上述的紧急情况,都坚持用同一个联系方式。作为一个工作团队,你们也可以制定一些通讯协定,比如设定即时信息的状态:有空、没空、暂时离开。哈佛的莱斯莉佩罗曾经通过简单的通讯约定来帮助团队提升工作效率和满意度。比如,团队可以约定在晚上6点之后避免发送和回复电邮,或者每天安排一段不受打扰的工作时间。

滥用抄送的电邮狂人

电邮一创造出来,就有人开始滥用抄送栏,于是全世界的收件箱都开始堵塞。

问题:防止电邮滥发的最好方法就是审慎地发送。如果发送给不必要的人,你就会收到不必要的回复,形成滚雪球的效应。此外,有人会对过度广泛的发送有意见。比如,你不必要地抄送给上司,无意中就传达了不信任同事的信息。“最佳实践的第一条就是,决定‘这封电邮是给谁的?’,”亚当斯说。“单那么想一想就能减少电邮的数量。”

解决方案:只有人们确实需要了解对话的进展时才抄送他们。对于其他人,只需要在当面谈话或者每周更新时总结一下即可。

遵循下面这些规则就好:

1.为需要发送的信息挑选合适的通讯方式。短信和即时信息用于简短和紧急的信息,电邮可以长一些。如果是复杂或可能带有个人感情色彩的,那就拿起电话吧。

2.只让必要的人员接收信息、参加电话会议和开会。

3.整合通讯,使用清楚明白的电邮主题。

4.发送前再想一想。

5.尊重他人的时间和优先考虑。

来源:网易财经


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